Penyimpanan Arsip Pelaksanaan Tugas Dan Kegiatan Widyaiswara Balai Diklat Keagamaan (BDK) Provinsi Aceh Dengan Menggunakan Akun Cloud

Abstract

Pengelolaan arsip secara manual memiliki kelemahan, diantaranya membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang luas, dapat beresiko seperti rusaknya arsip, membutuhkan pegawai yang banyak dan waktu pencarian yang lama. Oleh karena itu, kelemahan tersebut dapat diantisipasi dengan melakukan manajemen arsip secara elektronik. Arsip pelaksanaan tugas dan kegiatan Widyaiswara pada Balai Diklat Keagamaan Aceh belum dikelola dengan optimal, sehingga pada saat data dibutuhkan mengalami kendala. Solusi yang dibutuhkan adalah penyimpanan arsip secara digital. Penelitian ini bertujuan untuk memaparkan tentang (1) dokumen-dokumen yang termasuk dalam arsip tugas dan kegiatan Widyaiswara BDK Aceh, (2) manfaat penggunaan akun cloud dalam penyimpanan arsip tugas dan kegiatan Widyaiswara. Penelitian dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif pada bulan Oktober 2021 sampai Maret 2022. Sumber data penelitian terdiri dari Kepala BDK Provinsi Aceh, Kepala subagian tata usaha, Kepala Seksi Teknis Pendidikan dan keagamaan, Koordinator Widyaiswara. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, angket dan telaah dokumen. Analisis data dilakukan dengan langkah mengumpulkan data, mereduksi data, menyajikan data, menyimpulkan serta melakukan verifikasi dan melaporkan hasil temuan. Hasil penelitian, (1) dokumen-dokumen pelaksanaan tugas dan kegiatan Widyaiswara yang ada di BDK Provinsi Aceh adalah STTPP, SK dan/atau sertifikat spesialisasi, Surat-surat tugas yang mendukung tugas pokok dan tugas tambahan , bahan diklat, SKP dan DP3, SPMT dan SPMK,  DUPAK, PAK  dan Hasil Penilaian PAK tiap periode. (2) Manfaat penggunaan akun cloud untuk penyimpanan arsip tugas dan kegiatan Widyaiswara adalah; (1) memudahkan Widyaiswara dan pihak berkepentingan lainnya untuk mengakses arsip kapan saja dengan catatan bahwa pengguna (user) terkoneksi dengan internet, (2) menyimpan data secara terpusat dikelola oleh admin, (3) mudah dalam melakukan distribusi dan membagikan arsip, (4) arsip terjamin keamanannya, (5) arsip yang dibutuhkan tersimpan rapi, sistematis dan terurut, (6) mudah digunakan sewaktu-waktu diperlukan tanpa hars meminta filenya kepada Widyaiswara.